اينترنت و هر چيز مربوطه (و حتا قبلترش، کامپيوتر) بدون هيچ فرهنگ سازي وارد جامعه ما شده و تو سال هاي گذشته هم هيچ کار مهمي در اين مورد انجام نشده. در هر حال بحث من اين نيست که «چه جوري از اينترنت استفاده کنيم» يا «فرهنگ استفاده از ايميل چيه». شما ميتونين هر استفاده اي که دوست داشتين ازش بکنين! بلکه بحث من رو مورادي هست که عموماً شما نميدونين (يا به هر دليلي رعايت نميکنين) ولي کسي که ضرر ميکنه مخاطب تون هست نه شما.
در اين که ايميل ساده ترين روش ارتباطي دنياي امروزه شکي نيست. فقط چند مورد هست که عموماً اکثر ايراني ها رعايت نميکنن، که بايد رعايت بشه. بعضي هاش منجر به تجاوز به حقوق شخصي طرف مقابل ميشه، بعضي هاش بدخواني و برداشت اشتباه و بعضي هاي ديگه، منجر به به زحمت افتادن مخاطب ميشه. اميدوارم بعد از خوندنش حداقل از اين به بعد رعايت کنين اين موارد رُ:
* اکثراً ايميل رُ پينگليش مينويسن، يعني جملات فارسي با الفباي انگليسي. توجه کنين که در اين صورت حتماً بايد بين هر کلمه فاصله بذارين و اگه کلمه ي مرکبي هست از خط تيره - استفاده کنين (نه فاصله! فاصله يعني دو کلمه ي مجزا). براي متمايز کردن صداي اَ (مثلاً شهين) با آ (شاهين) دو کار ميشه کرد، يا الف رُ با aa نشون بدين و مصوتِ اَ رُ با a. يا اين که الف رُ به صورت بزرگ A بنويسين. در اين صورت شاهين ميشه shaahin يا shAhin. که البته روش اول معمول تره.
* اگه ايميل رُ به فارسي مينويسين، حتماً يا به انگليسي (پينگليش) يا با گذاشتنِ يک فايل تصويري، به مخاطب بگين که بايد ايميل رُ چه جوري به Arabic-western يا UTF-8 (که براي نوشته هاي فارسي هست) encoding کنه.
پ.ن. در نظر داشته باشين Gmail و خيلي از سرويس هاي ايميل غيرمعروف، هنوز براي encoding کردن مشکل دارن و ايميل ها قابل encoding شدن نيست.
پ.پ.ن. اگه ايميل فارسي رُ با برنامه هايي مثل Microsoft Outlook ميفرستين، گزينه ي encoding رُ تنظيم کنين تا ايميل به شکل صحيح به دست گيرنده برسه.
* اگه به هر دليل فايلي رُ ضميمه (attache) ميکنين، بايد توضيح کامل رُ در متن ايميل بدين. از اونجايي که گيرنده (حتا اگه شما رُ هم بشناسه باز اين شک هست که يکي شما رُ هک کرده، و از طريق آدرس شما داره واسه بقيه تروجان ميفرسته) به هيچ عنوان فايل ها مشکوک رُ نگاه نميکنه، پس بدون توضيح، ايميل خودتون رُ delete شده فرض کنين.
* اگه عکسي رُ ضميمه ميکنين، از فرمت هاي معمول و حجم هاي معقول استفاده کنين. هيچ کس عکس با فرمتِ bmp (فايل bitmap) ضميمه نميکنه. قبل از ارسال، عکس تون رُ تبديل کنين به jpg / jpeg يا gif.
پ.ن. در نظر داشته باشين که خيلي از سرويس هاي ايميل، از فرم نوشتاري ساده (plain text) براي ايميل ها استفاده ميکنن (و نه HTML) و شما قادر نيستين عکسي رُ در متنِ ايميل قرار بدين.
* شديداً لطفاً درک کنين که ايميل يه چيز خصوصيه. همون طور که شما اجازه ندارين شماره تلفن خونه ي دوستتون رُ به هر کسي بدين، ايميل اون رُ هم فقط بايد پيش خودتون نگه دارين. در عين حال بيشتر توجه کنين که مطالب گفته شده در ايميل خيلي بيشتر جنبه ي خصوصي داره. شما به هبچ عنوان مجاز نيستين (در وب يا برخورد با ديگرون) به ذکر مطالب گفته شده در ايميل بپردازين. و فوروارد کردنِ ايميل دوستتون ( به هر دليلي) براي شخص ديگه اي، بزرگترين خيانته.
* شما مسئول حفظ ايميل ها هستين. اگه آدم قابل اعتمادي نيستين، اگه از کافي نت چک ميل ميکنين، اگه خطر هک شدن آدرس ايميل تون وجود داره؛ در اولين فرصت بعد از خوندنِ ايميل، اون رُ کاملاً پاک (delete) کنين. نگه داشتن آرشيو ايميل هاي يک دوست تنها فايده اي که داره؛ ايجاد دردسر در آينده ست. اگه حرفي زده شده مربوط به اون زمان خاص بوده و شما هم خوندينش؛ پس آرشيو سند و مدرک جمع نکنين.
پ.ن. بعضي از ايميل ها ليبل «کاملاً خصوصي» دارن، از اون جمله ست: عکس هاي تولد يا هر عکش شخصي که براتون ميل ميشه. حرف هايي که شديداً خاص و سري هست و مطلقاً نبايد کسي بو ببيره، و نوشته هايي که در صورت انتشارش براي نويسنده ش (يا شما) باعث دردسر ميشه. اين ميل ها (عکس ها) رُ بعد از خوندن، در صورت لزوم رو هارد save کنين و حتماً از رو وب delete کنين.
* به هيچ عنوان اجازه ندارين آدرس ايميل کسي رُ منتشر کنين. سواستفاده ي اول از طريق افراد هست، و سواستفاده ي دوم از طريق کرمهايي که صفحاتِ وب رُ ميگردن و با پيدا کردن آدرس هاي ايميل، اون آدرس رُ به ليست سپمر شون اضافه ميکنن. اگه لازمه ايميلي رُِ براي چند نفر بفرستين (دقيقاً کاري که اکثر افراد انجام ميدن؛ يه ليست کوچيک از دوستانشون دارن و ايميل هاي جالب يا مفيد رُ واسه همه ميفرستن) حتماً از BCC استفاده کنين. در قسمتِ To هم از آدرس خودتون يا يه آدرس الکي استفاده کنين. شما به هيچ عنوان اجازه ندارين ادرس ديگرون رُ در وب پخش کنين.
پ.ن. در BCC اگه آدرسي رُ بنويسين، هيچ کس اون آدرس رُ نميبينه اما ايميل براي همه ي افراد فرستاده ميشه. در قسمتِ To و CC اما اگه اسم / آدرسي رُ بنويسين، اين اسم و آدرس براي همه قابل مشاهده ست.
پ.پ.ن. تنها کاربرد CC زمانيه که مطلبي رُ براي کسي فرستادين، و ميخواين همه بدونن که يه رونوشت واسه نفر دومي هم فرستاده شده، در اون صورت اسم و آدرس نفر دوم رُ در CC بنويسين.
* از اونجايي که امکان داره ناخواسته آدرسي رُ منتشر کنين. در مرحله ي اول شديداً پيشنهاد ميشه آدرس ايميل ها رُ در «دفترچه تلفن» save نکنين تا مجبور باشين با هر آدرس، يک اسم و مشخصات هم وارد کنين. و اگه حافظه تون ياري نميکنه، به جاي اسم خودِ آدرس (يا ID - قسمتِ اول آدرس) رُ وارد کنين. بيشترين پيشروي شما ميتونه وارد کردن اسم جعلي (nick name) يا اسم کوچيک طرف باشه. به هيچ عنوان اجازه ندارين اسم و فاميل طرف رُ به طور کامل رو آدرس ايميل بذارين.
اين خيلي مهمه. هميشه ايميل هاي فورواردي هست که شامل ده ها اسم و ادرس ايميله؛ حتا مثلاً در جايي نوشته شده بچه هاي بخش شيمي دانشگاه فلان، و همه به ترتيب اسم و فاميل و آدرس ايميل...
* از فرستادن ايميل هاي سپم وار، تبليغاتي و عضو کردن به زور افراد در گروه هاي ياهو خودداري کنين. حتا اگه در پايين ايميل نوشته باشين «براي عدم عضويت کافيه اينجا رُ کليک کنين.» باز هم نود درصد افراد، ترجيح ميدن در اون لحظه به سيستم antispam اعتماد کنين (و شما رُ spam معرفي کنن) تا بخوان براي بار دوم به شما که يک بار مزاحم شدين رو کنن!
* به دليل وجود ايميل هاي سپم و مزاحم، ويروس ها و تروجان ها، که اکثراً subject شون به زبان انگليسي هست، حتماً (خصوصاً اگه براي بار اول به آدرسي ايميل ميزنين) قسمت subject رُ به پينگليشي بنويسين. و اگه خيلي براتون مهمه ايميل خونده بشه (و اشتباه، سپم فرض نشه و نخونده delete نشده) از واژه هاي آشنا مثل salaam در ابتداي سابجکت استفاده کنين.
* و نکته ي آخر اينکه آدما دو دسته هستن. اگه شما در دسته ي اول قرار ميگيرين، بايد آدرس / شماره تماس و.. تون هميشه ثابت باشه. در صورتي که به هر دليل بايد آدرس ايميل تون رُ عوض کنين؛ اولاً به دوستاني که اون آدرس رُ دارن خبر بدين، دوماً يه اعلام بذارين تا هر کسي به آدرس قبلي ميل زد، بفهمه آدرس عوض شده. در غير اين صورت خُب فرق شما با يک نفر که ديگه تو اين دنيا نيست چه؟